Vos disponibilités ou préférences peuvent venir à changer temporairement, parce que vous êtes en voyage d'affaires ou en congés, parce que vous ne prenez que des appels quand vous faite du home-office, etc.
Dans ce cas, le mieux est de créer, directement dans votre calendrier, des événements nommés de manière à informer Julie. Ainsi vous aurez tous deux la même vision de votre agenda.
Attention : Le nom de votre événement doit être le plus clair et concis possible pour que Julie puisse l'interpréter
Pour savoir comment créer des événements de journée non bloquant reportez-vous aux articles associés pour Google, pour Microsoft ou pour iCloud.
Vous n'êtes pas disponible une ou plusieurs journées
Quand vous avez un ou plusieurs jours qui ne sont pas ouverts à la prise de rendez-vous, vous pouvez créer des événements de journées avec le statut "Indisponible" pour marquer à Julie que vous ne souhaitez pas qu'elle suggère des dates sur ces jours.
Votre situation | Créer un événement de journée ayant pour titre | Statut de l'événement | Comportement de Julie |
|---|---|---|---|
Vous êtes en vacances | “Congés” / “Vacances” | Occupé | Julie n'organise pas de rendez-vous sur ces dates |
Vous n'êtes pas disponible | “OFF”/ “OOO”/ “Out of office”/ “indisponible” | Occupé | Julie n'organise pas de rendez-vous sur ces dates |
Vous êtes disponible sous certaines conditions
Vous souhaitez que Julie programme des rendez-vous pour vous, mais sous certaines conditions. Dans ce cas, vous pouvez créer des événements de journées, avec un statut "Disponible" et dont le nom viendra indiquer à Julie sous quelle(s) condition(s) les rendez-vous doivent être organisés.
| Votre situation | Créer un événement de journée ayant pour titre | Statut de l'événement | Comportement de Julie |
|---|---|---|---|
| Vous travaillez depuis chez vous | “Teletravail” / “home office" | Travail ailleurs (Microsoft) Disponible (Google) | Julie n’organise que des rendez-vous virtuels sur ces dates |
| Vous souhaitez uniquement des rendez-vous téléphoniques | “Call uniquement” / "remote" | Libre (Microsoft) Disponible (Google) | Julie n’organise que des rendez-vous virtuels sur ces dates |
Plus d'informations dans notre article sur le télétravail disponible ici : Comment indiquer à Julie que vous êtes en télétravail
Quand vous avez un ou plusieurs jours qui sont pas ouverts à la prise de rendez-vous, le plus simple est de créer des événements de journées dont le statut "Occupé" indiquera à Julie que vous ne souhaitez pas qu'elle suggère des dates sur ces jours.
Votre situation | Créer un événement de journée ayant pour titre | Statut de l'événement | Comportement de Julie |
|---|---|---|---|
Vous êtes en vacances | “Congés” / “Vacances” | "Occupé" (Google) / "Absent du Bureau" (Microsoft) | Julie n'organise pas de rendez-vous sur ces dates |
Vous n'êtes pas disponible | “OFF”/ “OOO”/ “Out of office”/ “indisponible” | "Occupé" (Google) / "Absent du Bureau" (Microsoft) | Julie n'organise pas de rendez-vous sur ces dates |
Créer des événements de journées
Pour savoir comment créer des événements de journée avec un calendrier Google, vous pouvez lire notre article sur le sujet : créer des événements de journée sous Google Calendar.
Si vous avez un calendrier Microsoft Exchange/Office 365, nous vous expliquons comment créer un événement de journée dans cet article : créer des événements de journée avec un calendrier Microsoft et vous pouvez également vous reporter à cet article sur l'utilisation des différents statuts Outlook par Julie Desk.
Enfin, si vous utilisez un calendrier iCloud nous vous expliquons, dans l'article suivant : comment créer des événements de journée avec iCloud.
Lors de vos voyages d'affaires vous allez attendre de Julie qu'elle organise vos rendez-vous en fonction de la ville où vous êtes, voir même du fuseau horaire sur lequel vous êtes.
Il y a deux pré-requis pour la création de ces événements liés au déplacement :
- Le premier c'est que celui-ci doit avoir pour objet le nom de la ville où vous êtes. Exemple : Si vous êtes à "Lyon", votre évènement doit s'intituler "Lyon"et non "A Lyon".
-Le second est que le statut de votre événement de journée doit être "Disponible" (si vous êtes sous Google) ou "Travail ailleurs"/"En déplacement" (si vous utilisez Outlook pour gérer votre agenda)
Qu'il s'agisse d'un déplacement à l'étranger ou une alternance entre plusieurs bureaux, il est important d'informer Julie, lorsque vous êtes en déplacement pour qu'elle puisse organiser vos rendez-vous au bon endroit.
| Votre situation | Créer un événement de journée ayant pour titre | Statut de l'événement | Comportement de Julie |
|---|---|---|---|
| Vous êtes en déplacement à New York | “New-York” / “NYC” | Libre (Microsoft) Disponible (Google) | Julie organise des rendez-vous virtuels ou des rendez-vous physiques ayant lieu à New-York (avec le fuseau horaire adapté) |
Dans le cas de vos déplacements, deux choses importantes à savoir :
- Orienter Julie dans votre email pour qu'elle propose des dates en fonction de vos déplacements :
"Salut Max, Je serais à New-York le mois prochain, ça serait l'occasion qu'on se voit pour discuter. Julie, en copie, va te proposer des dates quand j'y serai"
- L'indication géographique que vous utilisez dans votre email doit être la même que le titre de votre événement.
Il ne faut pas créer un événement "New-York" et indiquer dans votre email "quand je serai aux US"
Plus d'informations dans nos articles dédiés disponible ici : Gérer vos déplacements
Sur vos journées de télétravail, vous allez attendre de Julie qu'elle propose des rendez-vous virtuels plutôt que des rendez-vous où vous êtes attendu•e au bureau. Pour cela, vous pouvez communiquer à Julie, directement dans votre calendrier, un événement- récurrent ou non - nommés de manière à en informer Julie.
Il y a deux pré-requis pour la création de ces événements liés au télétravail :
- Le premier c'est que celui-ci doit avoir pour objet "Télétravail" ou "Travail à la maison"
- Le second est que le statut de votre événement de journée doit être "Disponible" (si vous êtes sous Google) ou "Travail ailleurs"/"En déplacement" (si vous utilisez Outlook pour gérer votre agenda)
Créer un événement de journée récurrent
Si vous télé-travaillez un jour par semaine, vous pouvez créer une récurrence en choisissant la répétition que vous souhaitez appliquer à votre événement.
Si vous utilisez un agenda Google :
Si vous utilisez Outlook pour votre calendrier :