Pour vous simplifier encore plus l'organisation de vos rendez-vous, Julie peut relancer automatiquement vos interlocuteurs qui n'ont pas répondu à ses propositions de dates ou à tout autre email dont elle est en attente de réponse pour finaliser l'organisation d'un événement.
Cette fonctionnalité est disponible dans les plans Solo Executive et Entreprise.
Comment la fonctionnalité a été pensée ?
Comme à son habitude, suite à un email de votre part dans lequel vous invitez Julie à envoyer des disponibilités, Julie fait parvenir à votre contact un ensemble de dates pour un RDV :
- Sans réponse de la part de votre contact Julie envoie un email avec de nouvelles dates
- Toujours sans retour de la part de l'interlocuteur, Julie lui demande des disponibilités
- Si après ces relances votre contact ne répond pas, Julie revient vers vous pour vous signaler qu'elle abandonne l'organisation de ce rendez-vous.
La fréquence des relances dépend des dates proposées par Julie. La première date à laquelle Julie va relancer votre interlocuteur est calculée sur une moyenne entre la date du premier email et les dates proposées. Julie relancera en semaine entre 8h30 et 18h30 en fonction du fuseau horaire du client principal.
Julie peut également utiliser cette option de relance automatique pour vous relancer si elle attend un retour de votre part sur une question bloquante pour l'organisation d'un rendez-vous.
Si vous souhaitez que Julie envoie moins d'emails
II peut y avoir des cas où vous souhaitez que Julie soit moins insistante dans ses relances. Dans ce cas, dans votre email initiant la prise de rendez-vous, demandez à votre contact ses disponibilités.
Julie reviendra vers lui une seule fois pour le relancer sur ses disponibilités.
Sans réponse de sa part, Julie reviendra vers vous pour vous signaler qu'elle abandonne l'organisation de ce rendez-vous.
Si vous souhaitez modifier une relance prévue
Tous les lundis vous recevez un email récapitulatif du travail effectué par Julie durant la semaine précédente. Dans cet email sont listés les événements en cours d'organisation par Julie et le nombre de jours avant la relance prévue.
Si vous souhaitez que la relance se fasse plus tôt : vous pouvez demander à Julie, en répondant à cet email récapitulatif, de relancer les rendez-vous de votre choix. Elle relancera alors directement votre contact.
Si vous souhaitez que Julie ne relance pas un rendez-vous qu'elle est en train d'organiser : vous pouvez demander à Julie, en répondant à cet email récapitulatif, de ne pas relancer les rendez-vous de votre choix. Elle arrêtera alors l'organisation de ce rendez-vous.
Si une personne sollicite directement Julie pour prendre un rendez-vous avec vous, cette dernière vous demandera votre accord, même si vous êtes en copie de l’email.
La fonctionnalité du cercle de confiance, disponible dans les plans Solo Executive et Entreprise, vous permet de donner à Julie la possibilité d’organiser un rendez-vous sans qu’elle ait besoin de votre autorisation, lui permettant d'être plus efficace et vous faire gagner encore plus de temps !
A savoir :
Au moment de votre inscription, votre nom de domaine est automatiquement ajouté à votre cercle de confiance. Ainsi, si vos collègues possèdent le même nom de domaine que vous, ils y seront automatiquement ajoutés.
Et concrètement, qu'est-ce que cela signifie ? si Paul Ochon (paul.ochon@france.com) s'inscrit sur Julie Desk, le nom de domaine @france.com sera automatiquement ajouté à son cercle de confiance. Ainsi, Paul Ochon n'aura pas besoin de nous demander d'ajouter Lucie Fert (lucie.fert@france.com) à son cercle de confiance, car, ayant le même nom de domaine que lui, elle est automatiquement ajoutée !
Vous souhaitez que votre cercle de confiance se limite à certaines adresses emails/noms de domaine
Il est possible de paramétrer votre cercle de confiance en vous connectant à votre espace client.
Une fois connecté(e), allez dans la rubrique "Options Avancées" pour configurer votre cercle de confiance.
Julie organisera directement les rendez-vous avec les personnes de cette liste mais vous demandera l'autorisation avant de procéder à l'organisation pour toutes demandes émanant d'une adresse ou d'un nom de domaine non référencé.
Attention : il reste obligatoire que vous soyez en copie de l'email envoyé à Julie pour qu'elle puisse organiser le rendez-vous pour vous.
Exemple: Sandrine travaille avec Pierre chez "Ma petite entreprise". Pierre a une licence Julie Desk et a ouvert son cercle de confiance aux personnes avec le même nom de domaine que lui : @mapetiteentreprise.com.
Sandrine envoie depuis son adresse sandrine@mapetiteentreprise.com, une demande à Julie : "Julie peux-tu m'aider à organiser un rendez-vous avec Pierre?"
Julie enverra à Sandrine les disponibilités de Pierre, qui sera aussi en copie de la réponse de Julie.
Vous souhaitez que Julie organise toutes vos demandes de rendez-vous
Pour cela, connectez vous à votre espace client et allez dans la rubrique "Options Avancées" puis sélectionnez l'option "Faire confiance à tout le monde".
Avec un cercle de confiance ouvert à tous (comme configuré dans l'image ci-dessus), Julie répondra directement à toutes personnes qui lui demandent d'organiser un rendez-vous avec vous.
Attention : il reste obligatoire que vous soyez en copie de l'email envoyé à Julie pour qu'elle puisse organiser le rendez-vous pour vous.
Exemple : Paul envoie un email à Julie pour demander un rendez-vous avec Martine. Martine a une licence Julie Desk.
"Julie peux-tu m'aider à organiser un rendez-vous avec Martine ?"
Martine a un cercle de confiance ouvert, Julie va directement répondre à Paul, avec les disponibilités de Martine, qui sera évidemment en copie de la réponse de Julie.
Vous souhaitez contrôler toutes les demandes entrantes de rendez-vous?
Vous voulez valider toutes les demandes entrantes de rendez-vous? Pour cela, connectez vous à votre espace client et allez dans la rubrique "Options Avancées" puis sélectionnez l'option "Cercle de confiance restreint" et laissez votre cercle de confiance vide (comme dans l'image ci-dessus), Julie reviendra vers vous dès qu'elle recevra une demande venant de l'extérieur afin de savoir si elle a votre autorisation pour proposer vos disponibilités et organiser l'événement demandé.
Julie est désormais capable de lire les disponibilités "Free / Busy" dans les calendriers partagés de vos collaborateurs, qu'ils aient ou non une licence Julie Desk. (Pour information, cette fonctionnalité est disponible si vous avez souscrit au plan Solo Executive ou Entreprise.)
Ajoutez Julie en copie de votre email aux collaborateurs que vous souhaitez voir présent à un événement. Elle pourra prendre en compte leurs disponibilités, en plus des vôtres, avant de faire des propositions de date :
Vous souhaitez organiser une réunion en interne, avec des collaborateurs qui n'ont pas de licence
Pas besoin pour Julie de demander à vos collaborateurs leurs disponibilités ! Julie enverra directement des invitations en ayant pris en compte :
- Votre calendrier
- Vos préférences
- Les événements notés "Busy" de vos collaborateurs participants
Vous souhaitez organiser une réunion avec, des collègues et des personnes extérieures sans licence Julie Desk
Pour vos rendez-vous incluants une ou plusieurs personnes de l’extérieur, Julie proposera des disponibilités en ayant pris en compte :
- Votre calendrier
- Vos préférences
- Tous les événements notés "Busy" de vos collaborateurs participants
Quelques points d'attention sur cette fonctionnalité
- Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les comptes Microsoft Exchange et Office 365
- Julie accède aux calendriers de vos collaborateurs uniquement en Free/Busy. Elle ne voit pas le détail des événements. Cela implique qu'elle ne peut pas tenir compte de la localisation de ces personnes, ni des temps de trajet éventuels pour eux.
Julie ajoute tout de même un délai de 10min en plus des événements free/busy afin de limiter les risques.
- Julie est transparente sur son accès limité aux calendriers de vos collaborateurs n'ayant pas de licence. Dans ses emails elle demandera explicitement à ce que ces derniers l’avertissent si les propositions faites ne correspondent finalement pas à leurs contraintes.
- Dans un souci d'efficacité, Julie n'attend pas de retour de la part de vos collaborateurs avant de proposer ou de bloquer un rendez-vous. Tout se passe finalement comme si ces personnes étaient clientes, dans le même temps ils auront la responsabilité d’avertir Julie si les dates mentionnées ou retenues ne conviennent finalement pas.