Pour vous simplifier encore plus l'organisation de vos rendez-vous, Julie peut relancer automatiquement vos interlocuteurs qui n'ont pas répondu à ses propositions de dates ou à tout autre email dont elle est en attente de réponse pour finaliser l'organisation d'un événement.
Cette fonctionnalité est disponible dans les plans Solo Executive et Entreprise.
Comment la fonctionnalité a été pensée ?
Comme à son habitude, suite à un email de votre part dans lequel vous invitez Julie à envoyer des disponibilités, Julie fait parvenir à votre contact un ensemble de dates pour un RDV :
- Sans réponse de la part de votre contact Julie envoie un email avec de nouvelles dates
- Toujours sans retour de la part de l'interlocuteur, Julie lui demande des disponibilités
- Si après ces relances votre contact ne répond pas, Julie revient vers vous pour vous signaler qu'elle abandonne l'organisation de ce rendez-vous.
La fréquence des relances dépend des dates proposées par Julie. La première date à laquelle Julie va relancer votre interlocuteur est calculée sur une moyenne entre la date du premier email et les dates proposées. Julie relancera en semaine entre 8h30 et 18h30 en fonction du fuseau horaire du client principal.
Julie peut également utiliser cette option de relance automatique pour vous relancer si elle attend un retour de votre part sur une question bloquante pour l'organisation d'un rendez-vous.
Si vous souhaitez que Julie envoie moins d'emails
II peut y avoir des cas où vous souhaitez que Julie soit moins insistante dans ses relances. Dans ce cas, dans votre email initiant la prise de rendez-vous, demandez à votre contact ses disponibilités.
Julie reviendra vers lui une seule fois pour le relancer sur ses disponibilités.
Sans réponse de sa part, Julie reviendra vers vous pour vous signaler qu'elle abandonne l'organisation de ce rendez-vous.
Si vous souhaitez modifier une relance prévue
Tous les lundis vous recevez un email récapitulatif du travail effectué par Julie durant la semaine précédente. Dans cet email sont listés les événements en cours d'organisation par Julie et le nombre de jours avant la relance prévue.
Si vous souhaitez que la relance se fasse plus tôt : vous pouvez demander à Julie, en répondant à cet email récapitulatif, de relancer les rendez-vous de votre choix. Elle relancera alors directement votre contact.
Si vous souhaitez que Julie ne relance pas un rendez-vous qu'elle est en train d'organiser : vous pouvez demander à Julie, en répondant à cet email récapitulatif, de ne pas relancer les rendez-vous de votre choix. Elle arrêtera alors l'organisation de ce rendez-vous.