Introduction à Julie

Découvrez dans cette rubrique comment fonctionne votre nouveau assistant virtuel et comment lui déléguer l'organisation de vos rendez-vous.

Débuter avec Julie

Pourquoi utiliser Julie ?

Julie est une assistante virtuelle qui communique en anglais et en français. Avec Julie, vous pourrez organiser vos rendez-vous rapidement. En incluant Julie dans une conversation, elle vous libérera des échanges d’emails interminables avec vos interlocuteurs et trouvera la meilleure disponibilité commune entre vous et vos contacts. Vous gagnerez jusqu’à une demi-journée de travail par semaine.

Comment communiquer avec Julie ?

Julie parle et comprend le français et l'anglais :

- Si le mail que Julie reçoit est en français, elle répondra en français.
- Si le mail reçu est en anglais, elle utilisera la même langue. 

Si vos contacts se trouvent sur un autre fuseau horaire que vous, précisez le à Julie, elle pourra ainsi proposer des horaires qui conviendront à tous :

"Julie, merci d'organiser un rendez-vous téléphonique avec Paul, qui est à New-York"

Julie est-elle réactive ?

Julie est opérationnelle 24h/24, 7j/7. Nous nous engageons à ce qu’elle réponde en moins de 2 heures, mais sachez qu’en moyenne ce temps est de 20 minutes.

Quels sont les calendriers que Julie peut gérer ?

Julie est compatible avec Google Calendar, Office365 et Exchange.

Julie s’adapte-t-elle à toutes les situations ?

Afin de garantir une qualité de service optimale, Julie est supervisée par un opérateur humain. Julie est donc capable de comprendre même les requêtes les plus délicates, et de s’adapter à toute situation.

Comment parler à Julie?

Demander à Julie d'organiser un rendez-vous pour vous, revient beaucoup à demander à une "vraie" personne d'organiser cet événement : votre demande émise par email doit être assez précise pour que votre interlocuteur sache ce que vous attendez de lui. Pas besoin d'utiliser de mot-clés particulier pour vous exprimer, un email clair fonctionne très bien. 

En effet, pour analyser et comprendre automatiquement les demandes que vous transmettez à Julie dans vos e-mails, Julie se base sur l’intelligence artificielle (IA) et plus particulièrement sur le Traitement automatique du langage (Natural Language Processing (NLP) en anglais) qui lui permet de comprendre vos demandes. 

Néanmoins, car Julie ne lit pas dans les pensées, un email lié à l'organisation d'un rendez-vous doit comporter quelques informations clés :

- Qui ? L'adresse email de votre interlocuteur (ou de vos interlocuteurs) doit être dans les récipiendaires de votre message

- Quoi ? S'agit-il d'un café, un rdv physique ou d'un rendez-vous téléphonique

- Quand ? Sans indication de temps Julie proposera des dates sur les 15 prochains jours

- Où ? Au bureau, dans un café, à définir plus tard ? 

Si votre email répond à ces questions, Julie organisera votre rendez-vous sans problème. 

Comment utiliser Julie?

Vous pouvez déléguer à tout moment l’organisation d’un rendez-vous à Julie : il vous suffit d’ajouter son adresse en copie de votre email. Julie prend alors en main l’organisation du rendez-vous et contacte vos interlocuteurs pour trouver une date commune.

Grâce à sa connexion avec votre calendrier, Julie va proposer à vos interlocuteurs vos disponibilités, sous forme de 4 créneaux (jours/heures). Durant tout le processus vous restez en copie des emails qu’elle envoie :

Si vos interlocuteurs sont dans un autre pays, précisez-le à Julie pour qu’elle puisse faire des propositions adaptées aux fuseaux horaires de chacun.

Exemple : "Julie, merci d'organiser un rendez-vous téléphonique avec Paul, qui est à New-York"

Lorsqu’une date commune est trouvée, Julie envoie les invitations, depuis votre calendrier. Elles contiennent toutes les informations nécessaires : qui appelle qui sur quel numéro ou l’adresse de votre bureau et les informations pour s’y rendre, etc.

Vous pouvez aussi demander à Julie d’annuler ou reporter vos rendez-vous. 

Exemples pour le report de rendez-vous :

« Julie, merci de reprogrammer tous mes rendez-vous prévus demain » / « Julie, peux-tu réorganiser mon rendez-vous du mardi 1er août à 14h. Merci »

Julie enverra alors un email aux participants de chacun des rendez-vous, en s’excusant en votre nom et en proposant de nouvelles dates.

Exemples pour l'annulation d'un rendez-vous :

 «Julie, merci d'annuler tous mes rendez-vous prévus demain » / « Julie, peux-tu annuler mon rendez-vous du mardi 1er août à 14h. Merci »

Julie enverra alors un email aux participants de chacun des rendez-vous, en s’excusant en votre nom mais ne proposera pas de nouvelles disponibilités. 

Est-ce que je peux consulter les emails que Julie envoie à mes contacts ?

Bien sûr. Pour plus de transparence, vous serez en copie de tous les emails que Julie envoie à vos interlocuteurs.

Prendre des rendez-vous avec Julie

Comment travailler avec Julie ?

C'est simple : il suffit de mettre Julie en copie d’un échange d’emails en spécifiant ce que vous attendez d’elle (Ex : “Julie, en copie, va trouver un créneau pour notre rendez-vous de la semaine prochaine). Si vous avez une requête particulière concernant votre agenda, vous pouvez également lui envoyer directement un email en spécifiant votre demande (Ex : transférez vos réservations de train ou d'avion à Julie pour qu'elle les ajoutent à votre calendrier !)

Que faire si j'ai un imprévu ?

Vous envoyez un simple email à Julie en lui demandant de modifer ou décaler vos RDVs. Exemple : Julie, décales tous mes rendez-vous de demain à vendredi. 

Est-ce que je peux consulter les emails que Julie envoie à mes contacts ?

Bien sûr. Pour plus de transparence, vous serez en copie de tous les emails que Julie envoie à vos interlocuteurs.

Comment parler à Julie ?

Julie utilise le traitement automatique du langage. Inutile d'adapter votre manière d'écrire, Julie comprend et écrit en français et en anglais. Si jamais elle a un souci, les opérateurs humains prennent le relais.

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