Gérer mes rendez-vous

Votre rapport d'activité hebdomadaire

Pour suivre l'activité de Julie Desk, vous recevez tous les lundis matins un rapport d'activité où vous retrouverez, pour la semaine précédente :

  • Les événements organisés par Julie
  • Ceux en cours d’organisation, avec la date de la prochaine relance automatique
  • Les événements annulés, lorsque votre contact n’a pas répondu à Julie depuis 14 jours

Si vous souhaitez relancer l'organisation d'un rendez-vous - qu'il soit en cours d'organisation ou considéré comme annulé - ou à l'inverse stopper l'organisation d'un événement, vous pouvez simplement répondre à l'email et préciser à Julie ce qu'elle doit faire sur les événements concernés. 

N.B. : A savoir que vous pouvez également demander à recevoir ce récapitulatif deux fois par semaine (les lundis et jeudis), tous les jours ou jamais. Pour changer cela, vous pouvez envoyer un email à hello@juliedesk.com

Reportez / Annulez vos rendez-vous

En plus d'organiser des rendez-vous pour vous, Julie peut également les reporter ou les annuler ! 

Reporter un rendez-vous

Vous souhaitez que Julie réorganise vos rendez-vous ? c’est tout à fait possible, à condition que vous soyez l’organisateur de ces évènements.

  • Vous êtes l’organisateur de l’évènement

Sur simple demande de votre part, Julie peut reporter un rendez-vous prévu dans votre agenda, qu'elle en soit l'organisatrice ou non.
Après s'être excusée pour vous, elle proposera aux invités de nouvelles disponibilités pour réorganiser ce rendez-vous.

Exemple : Julie, merci de reprogrammer mon rendez-vous de mardi 11h avec Paul. / Julie, merci de reporter tous mes rendez-vous de demain. 

Si ce rendez-vous est prévu le jour même

Si le rendez-vous que vous demandez à Julie de reprogrammer est prévu le jour même, Julie enverra un email aux invités avec de nouvelles propositions, mais elle attendra d'avoir un retour de vos interlocuteurs avant de supprimer le rendez-vous des agendas. Ainsi celui-ci reste dans votre calendrier tant que vous n'avez pas confirmation de vos interlocuteurs qu'ils ont bien pris connaissance de la réorganisation demandée. 

Si ce rendez-vous est prévu un autre jour que celui initialement prévu

Si vous demandez à Julie de réorganiser un événement prévu à une autre date que celle initialement prévu, en même temps qu'elle enverra de nouvelles dates aux invités, Julie supprimera le rendez-vous de votre agenda, que vos contacts aient répondu ou non à ses propositions de date. Cela vous évitera de garder dans votre agenda des événements auxquels vous ne pouvez pas vous rendre !

  • Vous n’êtes pas l’organisateur de l’évènement

Si vous n’êtes pas l’organisateur, Julie ne pourra pas re-programmer ce rendez-vous mais elle préviendra l’organisateur de l’évènement que vous ne serez pas présent. 

Une fois l’organisateur informé de votre absence, il pourra décider de reprogrammer ce rendez-vous si votre présence est indispensable.

Annuler un rendez-vous

Vous souhaitez que Julie annule vos rendez-vous ? c’est tout à fait possible !

  • Vous êtes l’organisateur de l’évènement

Sur simple demande de votre part, Julie peut annuler un rendez-vous prévu dans votre agenda, qu'elle en soit l'organisatrice ou non.
Après s'être excusée pour vous, Julie pourra annuler un rendez-vous ou une journée de rendez-vous. 

Exemple : Julie, merci d'annuler mon rendez-vous de mardi 11h avec Paul. / Julie, merci d'annuler tous mes rendez-vous de demain.

  • Vous n’êtes pas l’organisateur de l’évènement

Si vous n’êtes pas l’organisateur, Julie pourra supprimer le rendez-vous souhaité de votre agenda et informer l'organisateur que vous ne pourrez pas être présent. 


Ajouter vos invitations et billets de train ou d'avion

Vous venez de recevoir une invitation à un événement ou un billet de train ? Vous pouvez simplement transférer cet email à Julie qui s'occupera de l'ajouter à votre agenda avec toutes les informations nécessaires. 

Si Julie ne s'occupe pas de trouver ou réserver pour vous vos billets d'avion ou de train, vous pouvez - à réception de l'email récapitulatif de votre voyage - lui transférer pour qu'elle ajoute à votre agenda le trajet en y incluant des informations comme les aéroports de départ et d'arrivée, le numéro de dossier et toutes les informations nécessaires à votre vol ! 

Sans confirmer pour vous votre présence à un événement, vous pouvez évidemment transférer à Julie les invitations aux salons, conférences et autres événements auxquels vous souhaitez vous rendre. Elle pourra alors les ajouter à votre agenda.

Comment signifier qu'un rendez-vous est prioritaire ?

Julie a une vision binaire de votre agenda, sur un horaire donné vous êtes disponible ou vous ne l'êtes pas. Pour qu'elle organise en priorité un rendez-vous la meilleure option est de lui donner une date butoir sous laquelle vous souhaitez que ce rendez-vous ait lieu. 

En précisant à Julie une date butoir avant laquelle vous souhaitez que ce rendez-vous soit organisé, et tout en indiquant que vous pourrez vous adapter au besoin, vous signifiez à Julie que ce rendez-vous est prioritaire.
Par exemple, vous pouvez lui demander :
"Julie, merci de proposer des dates d'ici la fin de la semaine"
"Julie va vous proposer quelques unes de mes disponibilités dans les 15 jours"
"Julie, ce rendez-vous doit absolument avoir lieu avant mardi 4"

Elle proposera alors quatre de vos disponibilités - sous la contrainte de temps que vous lui avez indiquez - et en fonction des retours de votre interlocuteur, elle organisera le rendez-vous sur la date qu'il a communiqué et reviendra vers vous pour vous informer que ce rendez-vous entre en conflit avec un autre événement déjà inscrit à  l'agenda.
Il ne vous restera plus qu'à demander à Julie de reprogrammer le rendez-vous en conflit.

Vous pouvez également demander à votre interlocuteur ses disponibilités et préciser à Julie qu'elle peut faire le nécessaire pour organiser ce rendez-vous sur les disponibilités de vos/votre interlocuteur(s).
Par exemple vous pouvez indiquer :
"Paul, quelles sont disponibilités dans les jours qui viennent ? Julie je m'adapterai à ce qu'il propose"
"Mr Dupont, quand seriez-vous disponible cette semaine pour qu'on échange ?"


Julie comprendra qu'elle doit organiser le rendez-vous même si cela implique de déplacer des rendez-vous que vous avez déjà d'organisé.
Dans ce cas elle organisera le rendez-vous sur la date proposée par votre interlocuteur et reviendra vers vous pour vous informer que ce rendez-vous entre en conflit avec un autre événement déjà inscrit à  l'agenda.
Il ne vous restera plus qu'à demander à Julie de reprogrammer le rendez-vous en conflit.

Pour maximiser les créneaux horaires sur lesquels Julie va pouvoir proposer des rendez-vous, vous pouvez consulter notre article sur la gestion du surbooking.

Comment signaler des participants obligatoires ou facultatifs

Par défaut Julie Desk considère que toutes les personnes, dont l'adresse email est ajoutée dans les destinataires de votre message, sont attendues au rendez-vous qu'elle organise. Néanmoins plus le nombre de récipiendaires d'un email est élevé plus l'organisation en devient complexe, même pour l'Intelligence derrière Julie Desk :)
Pour fluidifier l'organisation d'un rendez-vous, vous avez plusieurs possibilités. 

La première peut être de mettre en BCC les personnes qui ne sont pas attendues au rendez-vous mais qui doivent être tenues informées du rendez-vous en cours d'organisation. Julie ne les verra pas apparaître dans les destinataires, elle ne va donc pas les inclure en tant que participants. 

Vous pouvez également indiquer qui sont les personnes obligatoirement attendues à votre événement. Ce sont ces personnes que Julie Desk relancera et pour lesquelles elle validera en priorité les disponibilités.

Enfin, une autre option va être de préciser dans votre email qui est facultatif. Par exemple, vous pouvez préciser à Julie que :
Ex : "Paul et Emilie se joindront à vous s'ils le peuvent".

Julie Desk comprendra qu'elle ne doit pas prendre en considération leurs disponibilités mais qu'une invitation doit être envoyée lorsque la date est arrêtée. 

Pour information, dans le cadre de rendez-vous en interne où Julie Desk a une vision partielle des calendriers de vos collaborateurs, pour le cas où elle ne trouve pas de date sous la contrainte temporelle indiquée et sans précision de votre part sur les personnes obligatoires ou facultatives, elle reviendra vers l'ensemble des participants afin de se renseigner sur les personnes qui doivent impérativement être présentes au rendez-vous.

Comment sont nommés les événements organisés par Julie

Julie dispose de deux options par défaut pour nommer un événement :

- Type de RDV "Société + Nom" de votre/vos interlocuteur(s) <> Votre "Société + nom". 
Julie va extraire, depuis l'adresse email ou la signature de votre interlocuteur, le nom de sa société. 

- "Objet de l'email"

Il est possible d'opter pour une option qui s'appliquera aux événements organisés en interne (dont les participants ont une adresse email avec le même nom de domaine que vous) et d'en choisir une différente pour les rendez-vous organisés avec des personnes externes à votre société. 

Il est également possible de donner un nom personnalisé aux événements, en le précisant à Julie dans l'email de la demande d'organisation de rendez-vous :
"Julie, merci d'organiser un meeting "Reporting annuel" d'une heure avec Paul la semaine prochaine"

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