Gérer des demandes spéciales avec Julie

Comment organiser un rendez-vous lorsque votre contact a un assistant?

Vous avez certainement des contacts qui délèguent l'organisation de leurs rendez-vous à un assistant. Lorsque c’est le cas, c'est  avec lui que Julie va échanger pour gérer l'organisation d'une rencontre entre vous. 

Pour que Julie puisse gérer comme il se doit cette situation :
- Ajoutez Julie et l’assistant de votre interlocuteur en copie de l’email, comme vous le faites habituellement
- Dans votre email, précisez à Julie que la personne en copie est l’assistant de votre interlocuteur et que c’est avec lui qu’il faut échanger pour organiser le rendez-vous selon les paramètres que vous lui communiquez

Ex : « Julie, merci de voir avec Antoine l’assistant de Mr Durand, pour un déjeuner dans le mois »

Lorsque la date est trouvée Julie demande l’adresse email de votre interlocuteur final afin de lui faire parvenir une invitation avec toutes les informations nécessaires au bon déroulé du rendez-vous.

Je suis assistant(e) et je souhaite déléguer la prise des rendez-vous de mon patron à Julie

Vous en avez assez de passer vos journées à organiser des rendez-vous et d'assurer la relance auprès des personnes qui ne répondent pas à vos messages ? Julie peut vous aider ! 

Comment déléguer la prise de rendez-vous de mon patron à Julie ? 

Pour cela, il vous suffit de suivre les étapes suivantes : 

  • Etape 1 : Votre patron doit avoir une licence Julie Desk afin que Julie puisse ajouter / modifier ou supprimer des évènements de son calendrier sur demande de votre part / de sa part.
  • Etape 2 : Votre patron doit ajouter votre adresse mail (exemple : paul.ochon@france.com) dans son cercle de confiance en se connectant à son espace client
  • Etape 3 : L'adresse mail de votre patron et de Julie doivent être dans les récipiendaires de tous vos messages afin que Julie puisse proposer les disponibilités de votre patron à la personne avec laquelle vous souhaitez lui prendre rendez-vous / avec laquelle il/elle souhaite avoir rendez-vous. 

Attention : si vous mettez l'adresse mail de votre patron et / ou celle de Julie en BCC (copie cachée), nous ne pourrons pas organiser le rendez-vous. Il est indispensable que les adresses mails soient dans les récipiendaires du message

Exemple de demande de rendez-vous que vous pouvez faire à Julie :

Contexte :  Paul est le prénom de votre patron et Olivier celui de la personne avec laquelle votre patron souhaite avoir un rendez-vous.

Dans ce type de demande, Julie enverra les disponibilités de Paul pour ce rendez-vous à Olivier et comprendra que vous n'êtes pas une personne attendue à l'évènement. Si Julie n'a pas de réponse à son 1er mail de la part d'Olivier, elle se chargera de le relancer jusqu'à ce que le rendez-vous soit organisé. 

Demander à Julie d'organiser un rendez-vous pour des tiers

Vous souhaitez déléguer à Julie l'organisation de rendez-vous pour des tiers ? Nous vous expliquons dans quel cas cela est possible et comment ! 

Vous n'avez pas de licence Julie Desk mais vous souhaitez demander à Julie d'organiser un rendez-vous pour un collaborateur avec une licence

Dès l'instant où vous êtes dans le cercle de confiance d'un collaborateur qui possède une licence Julie Desk vous pouvez demander à Julie d'organiser un rendez-vous pour ce collaborateur. Si vous ne souhaitez pas être présent à ce rendez-vous, signalez-le à Julie dans l'email !

Vous avez une licence Julie Desk et vous souhaitez que Julie organise un rdv entre Paul - qui a une licence Julie Desk - et Emma. Vous ne participez pas à ce RDV.

Nous pouvons organiser ce rendez-vous, car Julie prendra en compte les disponibilités de Paul pour organiser le rdv avec Emma et l'invitation partira du calendrier de Paul. 

Pour que Julie organise ce rendez-vous sans demander son accord à Paul, vous devez être dans le cercle de confiance de Paul.

Vous avez une licence Julie Desk et vous souhaitez que Julie organise un rdv entre Paul et Emma qui n'ont pas de licence Julie Desk et vous ne participez pas à ce RDV

Nous ne pouvons pas organiser ce rendez-vous car vous êtes la seule personne disposant d'une licence Julie Desk et Julie peut uniquement proposer vos disponibilités et faire partir l'invitation de votre calendrier !

Il faut alors que Paul et/ou Emma aient une licence Julie Desk pour que cela fonctionne. 

Ajouter un rappel à un événement

Julie n'est pas capable d'ajouter un rappel avant un événement qu'elle crée dans votre calendrier. Si vous souhaitez appliquer, sur un rendez-vous, un rappel particulier est possible directement depuis votre application de calendrier. 

Un rappel est personnel, les invités à votre événement n'auront pas connaissance du rappel que vous décidez d'appliquer.


Ajouter un participant à un évènement

Entre votre premier email à Julie qui initie l'organisation du rendez-vous et le rendez-vous en lui même, la liste des participants peut être amenée à évoluer. Comment Julie peut-elle gérer cela pour vous ? 

Si vous êtes l'organisateur du rendez-vous auquel vous souhaitez ajouter un participant : envoyez un email à Julie pour lui demander d'envoyer une invitation à votre contact que vous avez ajouté en copie à votre email. 

Si vous n'êtes pas l'organisateur de cet évènement, nous n'allons pas être en mesure d'ajouter un participant mais l'organisateur pourra le faire ! 


Julie peut-elle créer un événement privé?

Un événement privé est un événement dont les détails (titre de l'événement, lieu) ne sont lisibles que par les personnes ayant un accès complet à votre agenda.

Lors que vous avez un rendez-vous confidentiel à organiser ou simplement dont vous ne souhaitez pas partager les détails avec des tiers, vous pouvez demander à Julie de créer cet événement en privé :

"Julie merci de mettre cet événement en événement privé" 

Attention cependant, cette fonctionnalité n'est disponible que pour les calendriers Google. 

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