Dépannage

Attention : Julie n'est plus compatible avec le calendrier iCloud, cet article est mis à disposition des clients utilisant le service avant cette restriction.

Votre interlocuteur est revenu vers vous et/ou vers Julie pour vous dire qu'il n'a pas reçu l'invitation qui lui a été envoyé? Pourtant vous le voyez dans les invités de votre événement. Si votre compte de calendrier est un compte iCloud, il peut y avoir deux raisons expliquant que votre contact ne reçoive pas l'invitation : 

L'adresse email que votre contact utilise pour recevoir votre invitation est liée à son compte iCloud

L'adresse email à laquelle l'invitation a été envoyée est l'adresse que votre interlocuteur utilise pour son compte iCloud, avec laquelle par exemple il se connecte à l'AppStore. 

Si c'est le cas, il ne reçoit pas l'invitation car son calendrier iCloud récupère directement l'invitation, sans que celle-ci ne passe par sa boîte email. Dans ce cas votre contact doit modifier la configuration de son compte iCloud comme indiqué ici.

La boite email de votre contact est hébergée sous Office365

Si votre contact possède une boîte email et un calendrier sous Office 365, ce qui peut être le cas lors d'échanges professionnels, il ne verra pas l'invitation apparaitre dans son calendrier Office365 car Outlook ne lit pas les fichiers .ics provenant d'iCloud. 

La solution est alors de télécharger l'invitation en .ics, qui est attachée à l'email d'invitation, et de l'ouvrir avec une application calendrier tierce. 

Je comprends que cela ne soit pas la manière la plus fluide ou naturelle de traiter une invitation pour votre contact, malheureusement il s'agit ici d'une limitation iCloud ou Outlook d'ailleurs. 

Lorsque Julie crée un événement, elle ajoute par défaut dans les notes de l'événement l'historique de la conversation email liée à la création de cet événement. 

Cette option permet de rapidement se replonger dans le contexte de l'organisation du rendez-vous et des échanges avec le/les personnes présentes.

Nous savons que, pour des questions de confidentialité, vous pouvez ne pas souhaiter garder cet historique. Si cela est le cas, envoyez un email à votre Julie ou à hello@juliedesk.com pour désactiver cette option. 

Votre compte vient d’être activé et vous souhaitez commencer à tester Julie par l’organisation d’un faux rendez-vous?

Aucun problème! Sauf si vous demandez à Julie d’organiser un rendez-vous avec une des adresses emails que vous avez partagé lors de la création de votre compte (en réponse à la question “Utiliserez-vous plusieurs emails pour contacter Julie ?” lors du partage initial de vos préférences).

Si vous testez Julie dans ce cas, elle reviendra vers vous avec ce message:
“Ces deux adresses emails sont associées à votre compte ; aussi il m'est compliqué de répondre à cette demande d'organisation de rendez-vous avec vous-même :)
Pourriez-vous insérer une autre adresse email, non associée à votre compte Julie Desk?
Merci”

Ce que Julie entend par cela c’est qu’elle ne peut pas procéder à l’organisation de ce rendez-vous avec vous même, car elle ne peut pas envoyer une invitation aux participants. 

Comment Julie fonctionne:
Vous envoyez un email à Julie, en ajoutant en copie la personne que vous souhaitez rencontrer et en lui demandant de voir avec cette personne quand vous êtes tout deux disponible.
Julie propose alors vos disponibilités, en se basant sur la lecture de votre calendrier. Votre contact répond et une date est choisie.
Une fois que tout le monde s’est mis d’accord sur la date et heure du rendez-vous, Julie envoie - depuis votre calendrier - une invitation au participant. 

Le problème ici c’est que ce “participant” est vous même, Julie ne peut donc pas envoyer une invitation! C’est pour cela qu’elle précise qu’elle n’est pas capable d’organiser ce rendez-vous. 

Si vous souhaitez tester Julie, avant de lui faire une demande pour un vrai rendez-vous, vous pouvez ajouter en copie une adresse email  que vous n’avez pas partagé avec nous (si Julie ne la connaît pas, elle ne l’identifie pas comme étant liée à vous)

Tout au long de l'organisation de vos rendez-vous, Julie vous garde en copie des emails qu'elle envoie. Si vous souhaitez limiter le nombre de ces emails, c'est possible en créant une règle dans votre boîte de réception email, qui vous permettra de garder uniquement les messages de Julie qui nécessitent une réponse de votre part et les emails récapitulatif de l'envoi de l'invitation.

Pour créer cette règle, commencez par cliquer sur "Règles" puis "Nouvelle règle"

Choisissez "Appliquer la règle aux emails que je reçois",  puis cliquez dans les cases "de contacts ou groupe public". En cliquant sur "contacts ou groupe public" choisissez l'adresse email de votre Julie (julie@juliedesk.com ou julie@votresociété.com) pour préciser à cette règle que vous souhaitez qu'elle s'applique sur tous les emails entrant de Julie !

Une fois que vous avez indiqué à la règle quand vous souhaitez qu'elle s'applique, précisez ce que vous souhaitez que cette règle fasse. Pour cela, choisissez "le déplacer dans le dossier spécifié" et choisir "Archive" en cliquant sur "dossier spécifié" - souligné dans la case du bas, qui récapitule l'état de votre règle. 

Dernière étape avant de valider votre règle : indiquer les exceptions. C'est ici que vous pourrez préciser les emails que vous souhaitez recevoir dans tous les cas, soit les emails dont vous êtes le seul destinataire (donc les emails dans lesquels Julie vous pose une question et dont la réponse est nécessaire pour débloquer l'organisation) ou les emails contenant les mots "envoyé les invitations" (que Julie utilise dans son email qui récapitule les informations de l'invitation qu'elle vient d'envoyer). Pour cela suivez les étapes suivantes : 

Si votre règle est identique à la règle ci-dessous, vous pouvez la nommer et valider : 

Tout au long de l'organisation de vos rendez-vous, Julie vous garde en copie des emails qu'elle envoie. Si vous souhaitez limiter le nombre de ces emails, c'est possible en créant un filtre dans votre boîte de réception email, qui vous permettra de garder uniquement les messages de Julie qui nécessitent une réponse de votre part et les emails récapitulatif de l'envoi de l'invitation.

Pour créer un filtre, cliquez sur la roue dentée à droite de votre écran puis sur "Paramètres".

Ensuite, cliquez sur "Filtres et adresses bloquées"  puis sur "Créer un filtre"

Ajoutez dans le champ "De" l'adresse mail de votre Julie et dans le champ "Contient les mots" mettez "cc:votreadressemail" (voir exemple ci dessous : "cc:margot@juliedesk.com)  puis cliquez sur "Créer un filtre à partir de cette recherche".

Ensuite, sélectionnez "Ne pas afficher dans la boîte de réception (Archiver) et "Appliquer le libellé".  Cliquez sur "Sélectionner un libellé" et choisissez l'option "Nouveau libellé" et nommez le "Mail de Julie" (par exemple) puis cliquez sur "Créer". 

Vous avez désormais un filtre de créé et un nouveau libellé inscrit dans votre boite mail. 

Attention : Julie n'est plus compatible avec le calendrier iCloud, cet article est mis à disposition des clients utilisant le service avant cette restriction.

Julie est revenue vers vous car : 

• Vous lui avez demandé d'organiser un rendez-vous sur un horaire précis et elle vous indique que vous n'êtes pas disponible sur ce créneau horaire mais plutôt 1h avant ou 1h après ?
  
  • Exemple : Vous avez demandé à Julie d'organiser un rendez-vous demain de 14h à 15h et elle vous dit que vous avez déjà un évènement  sur ce créneau mais que par contre vous êtes disponible de 13h à 14h ou encore de 15h à 16h
• Elle vous signale un conflit entre deux évènements dont l'un est un évènement récurrent ?
  
  • Exemple : Vous avez programmé un évènement récurrent ("Sport" le mercredi de 17h à 18h) et vous demandez à Julie d'organiser un rendez-vous avec Paul le mercredi de 16h à 17h mais elle vous indique que ce créneau n'est pas disponible mais que les créneaux de 15h à 16h ou de 17h à 18h sont possibles.

Pas de panique! il s'agit probablement d'un problème de fuseau horaire. 

En effet, si vous utilisez iCloud, vos calendriers et vos événements qui y figurent utilisent le fuseau horaire défini sur votre compte iCloud.com.

Pour que Julie lise vos évènements sur le bon créneau horaire, vous devez paramétrer le fuseau horaire de votre calendrier en cliquant ici .

Pour plus d'informations concernant le changement du fuseau horaire sur calendrier icloud, vous pouvez vous référer à cet article.