Si vous utilisez un calendrier Google, voici comment vous pouvez créer des événements de journée dans votre agenda pour informer Julie de changements dans vos disponibilités :
Cocher "Toute la journée" pour créer un événement de journée : il sera ainsi plus facile pour Julie, comme pour vous, de lire votre calendrier.
Choisissez si vous souhaitez que ces événements soient montrés comme étant "Disponible" ou "Occupé", selon si vous souhaitez que Julie y organise des événements ou pas. Pour savoir quand créer des événements "Disponible" ou "Occupé", vous pouvez lire notre article Comment informer Julie de changements dans ses disponibilités.
Par exemple, si tous les mardis vous travaillez depuis un bureau situé à une autre adresse, vous pouvez créer une récurrence en cochant "Récurrence" en plus de "Toute la journée" et en donnant pour intitulé à l'événement le nom de cette autre adresse. Ainsi Julie pourra organiser des rendez-vous à cette autre adresse.
Si vous utilisez un calendrier Office 365, voici comment vous pouvez créer des événements de journée dans votre agenda, pour informer Julie de changements dans vos disponibilités:
Cocher "Toute la journée" pour créer un événement de journée : il sera ainsi plus facile pour Julie, comme pour vous, de lire votre calendrier.
Il s'agit ici de la vue que vous avez sur Windows, sur Mac la vue change.
Choisissez si vous souhaitez que ces événements soient montrés comme étant "Libre", "Occupé(e)" ou "Absent" qui sont les trois statuts que va lire Julie, selon si vous souhaitez que Julie y organise des événements ou pas.
Pour savoir quand créer des événements "Disponible" ou "Occupé", vous pouvez lire notre article Comment informer Julie de changements dans ses disponibilités.
Créer un événement de journée récurrent
Par exemple, si vous télé-travaillez un jour par semaine, vous pouvez créer une récurrence en choisissant la répétition que vous souhaitez appliquer à votre événement et en donnant pour intitulé à l'événement "télétravail". Ainsi Julie n'organisera que des rendez-vous virtuels sur cette journée.
Attention : Julie n'est plus compatible avec le calendrier iCloud, cet article est mis à disposition des clients utilisant le service avant cette limitation.
Si vous utilisez un calendrier iCloud, voici comment informer Julie de changements dans vos disponibilités :
Si vous ne souhaitez pas que Julie propose ou organise des rendez-vous sur une journée/plusieurs jours
Pour communiquer à Julie le(s) jour(s) durant lesquels vous n'êtes pas disponible pour des rendez-vous, vous devez créer des événements qui durent toute la journée, pour que Julie les lisent bien comme étant bloquant :
Si vous souhaitez communiquer à Julie des modalités spécifiques pour la prise de rendez-vous
Si tous les mardis vous travaillez depuis chez vous, vous pouvez créer une récurrence en cochant "Récurrence" en plus de "Jour entier" et en donnant à cet événement l'intitulé "Calls uniquement".
Julie lira alors que tous les mardis, vous êtes disponible pour des rendez-vous téléphoniques uniquement.
Pour savoir quand créer un événement de journée ou un événement qui va durée toute la journée, vous pouvez lire notre article Comment informer Julie de changements dans ses disponibilités
Le tableau ci-dessous récapitule ces états et la lecture qu'en fait Julie:
Statut Outlook | Interprétation de Julie pour les événements “All-day” |
|---|---|
Disponible | Libre |
Travail ailleurs (télétravail) | Libre |
Provisoire | Occupé |
Occupé | Occupé |
Absent du bureau (congés/JRTT) | Occupé |