Vous pouvez déléguer à tout moment l’organisation d’un rendez-vous à Julie : il vous suffit d’ajouter son adresse en copie de votre email. Julie prend alors en main l’organisation du rendez-vous et contacte vos interlocuteurs pour trouver une date commune.
Grâce à sa connexion avec votre calendrier, Julie va proposer à vos interlocuteurs vos disponibilités, sous forme de 4 créneaux (jours/heures). Durant tout le processus vous restez en copie des emails qu’elle envoie :
Si vos interlocuteurs sont dans un autre pays, précisez-le à Julie pour qu’elle puisse faire des propositions adaptées aux fuseaux horaires de chacun.
Exemple : "Julie, merci d'organiser un rendez-vous téléphonique avec Paul, qui est à New-York"
Lorsqu’une date commune est trouvée, Julie envoie les invitations, depuis votre calendrier. Elles contiennent toutes les informations nécessaires : qui appelle qui sur quel numéro ou l’adresse de votre bureau et les informations pour s’y rendre, etc.
Vous pouvez aussi demander à Julie d’annuler ou reporter vos rendez-vous.
Exemples pour le report de rendez-vous :
« Julie, merci de reprogrammer tous mes rendez-vous prévus demain » / « Julie, peux-tu réorganiser mon rendez-vous du mardi 1er août à 14h. Merci »
Julie enverra alors un email aux participants de chacun des rendez-vous, en s’excusant en votre nom et en proposant de nouvelles dates.
Exemples pour l'annulation d'un rendez-vous :
«Julie, merci d'annuler tous mes rendez-vous prévus demain » / « Julie, peux-tu annuler mon rendez-vous du mardi 1er août à 14h. Merci »
Julie enverra alors un email aux participants de chacun des rendez-vous, en s’excusant en votre nom mais ne proposera pas de nouvelles disponibilités.
Est-ce que je peux consulter les emails que Julie envoie à mes contacts ?
Bien sûr. Pour plus de transparence, vous serez en copie de tous les emails que Julie envoie à vos interlocuteurs.